4 dicas para uma reunião de sucesso

Reuniões com membros da equipe, clientes, sócios ou mesmo investidores são, muitas vezes, eventos temidos por empreendedores e diretores. Afinal, pelo fato de esses encontros discutirem assuntos relevantes para o negócio e culminarem com uma tomada de decisão, um erro pode ser fatal para o desenvolvimento de projetos. Para evitar problemas, é preciso que todos os participantes estejam preparados para esse tipo de encontro. Conversando com especialistas e lendo artigos sobre o tema, preparei abaixo quatro dicas que podem ajudar você, empreendedor, a obter sucesso nas famosas reuniões.

Quem são os participantes da reunião?
Conhecer o currículo e o perfil de todos os integrantes do encontro é fundamental para que o empreendedor consiga se preparar para o evento. Isso permitirá descobrir quais são os cargos e as características de cada um deles e fazer um estudo prévio de como argumentar com essas pessoas. É importante também escolher as pessoas certas para esse encontro. Uma boa reunião é aquela que permite o surgimento de novas ideias e o debate de importantes decisões para a expansão do negócio.

Qual a pauta da reunião?
Reuniões devem ser marcadas quando existem assuntos relevantes para serem discutidos. Isso fará com que os participantes envolvidos no evento se sintam motivados a estar presentes na hora certa e pelo tempo que for necessário. Para que todos conheçam o tema que será abordado ao longo da reunião, é necessário elaborar uma pauta para o encontro. Todos os integrantes devem ter acesso ao tema da reunião e estudar previamente a pauta para dar sugestões e opiniões consistentes e fazer indagações pertinentes.

Qual o período de duração da reunião?
A boa reunião é aquela que tem hora para começar e terminar. A definição e o cumprimento de horários são essenciais para que os participantes possam se programar com tranquilidade para o evento. Além disso, conhecer o tempo da atividade permite aos integrantes calcular o tempo médio que terão para expor suas ideias e comentários. Caso a reunião seja muito demorada, é de bom tom pensar em maneiras de descontrair os convidados e evitar o cansaço. Uma das formas é oferecer lanches e bebidas e alternar as falas com apresentações de vídeo ou slides, por exemplo.

Como registrar o conteúdo discutido?
Para poder colocar as ideias discutidas e elaboradas pelos participantes durante a reunião em prática, é essencial a presença de alguém cuja função seja a de registrar tudo aquilo que foi debatido. O ideal é que um dos participantes da reunião tenha apenas esse papel. Isso permitirá um registro total daquilo que foi discutido e evitará a perda de atenção dos demais membros do encontro.